Aftermovie briefing checklist voor festivals

· Spits Media · Lesley ter Heegde & Michael Sekema · Groningen

Crew met microfoon op festival — voorbereiding en interviewsetup

De meeste aftermovie-frustratie ontstaat niet in de edit, maar in een onduidelijke brief. Geen must-have moments, geen contact op de dag, onduidelijk of shorts meedoen — en achteraf “we misten de headliner-entrance”.

Deze checklist is wat Spits Media (Groningen) graag ontvangt vóór een festival- of eventdraai. Kopieer de blokken naar je mail. Het is geen prijsartikel; voor kostenfactoren zie wat kost een aftermovie?. Voor de bredere “waarom/how”: aftermovie laten maken voor je festival.

1. Doel en kanaal (één alinea)

Schrijf in gewone taal waar de video voor is:

  • Website / aftermovie-pagina volgende editie
  • Partner- of sponsorrapportage
  • Instagram / TikTok in de week erna
  • Ticket-teaser voor volgend jaar

Als social de hoofdzaak is, zeg dat hardop. Dan filmen we meer vertical en hooks — niet alleen landscape “voor later croppen”.

2. Feitenblok (entity-klaar)

  • Eventnaam + editie/jaar
  • Datum(s) + tijden (open / headliner / einde)
  • Locatie + adres / terreinplattegrond indien beschikbaar
  • Verwacht bezoekersaantal (orde van grootte)
  • Aantal stages of zones die ertoe doen

3. Deliverables (concreet)

Voorbeeld-scope die je kunt aanpassen:

  • 1× aftermovie 60–90s (16:9)
  • X verticale shorts (9:16) — noem een getal
  • Artiesteninterviews: ja/nee, hoeveel acts
  • Sponsor-cut of clean version: ja/nee
  • Oplevertermijn: same-day / binnen X dagen / standaard
  • Aantal revisierondes inbegrepen

Interviews apart meenemen? Lees artiesteninterview op je festival.

4. Must-have vs nice-to-have shots

Geef een korte shotlist. Voorbeeld:

  • Must: doors open, main stage headliner (eerste 2 nummers), crowd wide + faces, terreinbord/entrance, fireworks of special als die er is
  • Nice: foodcourt details, merchlijn, sunset, backstage (alleen met toestemming)
  • No-go: zones of acts met filmverbod, minderjarigen close zonder policy, sponsor A niet in beeld, enz.

5. Toegang en logistics

  • Crew-passen / fotopit / backstage: hoeveel, op wiens naam
  • Parkeren / load-in tijd
  • Wi-Fi of data voor snelle selects (als same-day speelt)
  • Overnachting nodig bij multi-day? (alleen als relevant)

6. Contact op de dag

Eén aanspreekpunt met telefoonnummer. Idealiter iemand die mag beslissen over “mogen we dit filmen?” zonder vijf lagen management. Deel ook een backup-nummer als die persoon op pad is.

7. Merk, muziek en rechten

  • Logo’s / brand guidelines (of “gebruik festival-look”)
  • Muziek: library / eigen track / later aanleveren — geen “zoek maar wat op YouTube”
  • Gebruik: organisch social, site, paid ads, doorlevering partners, archief volgende edities

8. Publicatieplan (kort)

Wie post wat, wanneer? Voorbeeldgolf: dag+1 twee shorts → dag+3 interviewclips → week+1 aftermovie. Zo voorkom je dat alles op één dag dump’t en daarna stilvalt. Meer over tempo: short-form voor festivals.

Kopieerbare mail-template

Plak en vul in:

  • Event: … | Datum: … | Locatie: …
  • Doel: …
  • Deliverables: …
  • Must-have moments: …
  • Interviews: …
  • Toegang: … | Contact dag van: naam + tel
  • Deadline eerste cuts: …
  • Bijzonderheden (drone, restricties, multi-stage): …

Veelgemaakte briefing-gaten

  • “Film alles” zonder prioriteiten — crew kan niet op drie stages tegelijk
  • Geen no-go zones → discussie tijdens headliner
  • Shorts vergeten in de scope → alleen 16:9 masters
  • Geen deadline → edit schuift achter andere jobs
  • Muziek “regelen we later” → oplevering wacht op rechten

Vul die gaten vóór de draaidag. Liever een korte, scherpe brief dan een lange PDF die niemand leest.

Mini-tijdlijn (voorbeeld)

  1. 2–4 weken vooraf: brief + scope + crew-passen aanvragen
  2. 1 week vooraf: shotlist en interviewslots bevestigen
  3. Dag van: kick-off met contactpersoon, check toegang
  4. Na afloop: rough selects / first shorts volgens afgesproken termijn

Veelgestelde vragen

Wat hoort er minimaal in een aftermovie-briefing?
Doel en kanaal, feitenblok (datum, locatie, stages), deliverables, must-have vs nice-to-have shots, toegang/logistics, contact op de dag, merk/muziek/rechten en een kort publicatieplan. De secties hierboven zijn precies dat checklist-blok.
Waarom faalt een briefing vaak op de draaidag?
Meestal door ontbrekende toegang, onduidelijke must-haves, geen vast aanspreekpunt, of deliverables die pas na afloop veranderen. Vul die gaten vóór de draaidag — liever een korte scherpe brief dan een lange PDF die niemand leest.
Wanneer stuur je de briefing naar Spits Media?
Idealiter 2–4 weken vooraf voor scope en passen; een week vooraf shotlist en interviewslots bevestigen. Geen brief? Dan vragen we dit alsnog na — met brief start de dag stiller en de oplevering scherper.
Vervangt een briefing de intake?
Nee. De intake zet het gesprek; de briefing legt scope, toegang en deliverables vast zodat crew en edit hetzelfde verwachten. Klaar om te sturen? Mail via contact.

Wat Spits Media hiermee doet

Wij gebruiken zo’n brief om crew, shotplan en edit-scope te zetten — vanuit Groningen, voor festivals en events in Noord-Nederland en daarbuiten in overleg. Geen brief? Dan vragen we dit alsnog na; met brief start de dag stiller en de oplevering scherper.

Bekijk diensten en werk, of stuur je ingevulde checklist naar contact / info@spitsmedia.nl.